منسق تصاريح الدخول

وصف

الملخص: يتضمن هذا الدور تنسيق تصاريح الدخول، وإدارة تسجيل الوقت، وأداء مهام إدارية متنوعة لدعم عمليات الموارد البشرية والمشاريع. أبرز النقاط: 1. فرصة لإدارة إجراءات تصاريح الدخول والتحكم في الوصول بشكل أساسي. 2. دور رئيسي في تسجيل الوقت بدقة وتوثيق كشوف المرتبات. 3. مسؤوليات إدارية متنوعة تدعم عمليات المشروع ووظائف الموارد البشرية. المهام الرئيسية تنسيق تصاريح الدخول * إصدار تصاريح دخول الموظفين والزوار والمقاولين والمركبات والمواد، وتجديدها والحفاظ عليها. * التحقق من الموافقات والمستندات الداعمة قبل إصدار تصاريح الدخول. * التنسيق مع موظفي الأمن للتحكم في الوصول إلى الموقع. * الحفاظ على سجلات وسجلات دقيقة لتصاريح الدخول. * مراقبة صلاحية تصاريح الدخول وضمان تجديدها في الوقت المناسب. * إعداد تقارير يومية وشهرية عن تصاريح الدخول. تسجيل الوقت * تسجيل الحضور اليومي للموظفين وموظفي المقاولين. * إعداد كشوف الحضور والتحقق منها لمعالجة كشوف المرتبات. * مراقبة ساعات العمل الإضافية والإجازات والغياب وجداول الورديات. * التنسيق مع المشرفين لحل التناقضات في الحضور. * الحفاظ على سجلات القوى العاملة الدقيقة وتقارير القوى العاملة اليومية. * تقديم تقارير الحضور والقوى العاملة إلى إدارة الموارد البشرية وإدارة المشاريع. الإدارة * الحفاظ على ملفات الموظفين والسجلات الإدارية. * التنسيق بشأن مستندات الانضمام للموظفين والمقاولين الجدد. * إعداد الرسائل والتقارير والمراسلات الإدارية. * ترتيب الوصول إلى الموقع، والسكن، والنقل، والخدمات اللوجستية المكتبية حسب الحاجة. * الحفاظ على لوازم المكتب والمخزون الإداري. * دعم عمليات التدقيق من خلال توفير المستندات والسجلات الدقيقة. * ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءات الأمن ومتطلبات الصحة والسلامة والبيئة (HSE). المؤهلات * دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الموارد البشرية أو مجال ذي صلة. * خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في المجال الإداري أو تسجيل الوقت أو تنسيق تصاريح الدخول أو دعم الموارد البشرية. * يُفضَّل أن تكون الخبرة في قطاعات البناء أو النفط والغاز أو التصنيع أو المشاريع الصناعية. المهارات المطلوبة * مهارات تنظيمية قوية وقدرة عالية على أداء عدة مهام في آنٍ واحد. * مهارات اتصال وعلاقات شخصية ممتازة. * إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، وأوتلوك). * معرفة بإجراءات تسجيل الوقت وتوثيق كشوف المرتبات. * الانتباه للتفاصيل والدقة في حفظ السجلات. * القدرة على العمل تحت الضغط والوفاء بالمواعيد النهائية. مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) * دقة سجلات الحضور وكشوف الحضور. * معالجة تصاريح الدخول في الوقت المحدد. * الامتثال لإجراءات الأمن وإجراءات الشركة. * دقة التوثيق الإداري. * تقديم التقارير في الوقت المحدد. * الاستعداد للتدقيق والامتثال لمراقبة المستندات. * رضا الموظفين والإدارات عن الدعم المقدَّم. الراتب: من ٣٠٠٠ رياال قطري شهريًا مكان العمل: حضوري