مسؤول إداري ومُستقبِل

وصف

الملخص: يقوم المسؤول الإداري والمُستقبِل بإدارة عمليات مكتب الاستقبال، وتقديم خدمة العملاء، والتعامل مع المهام الإدارية، ودعم العمليات المكتبية اليومية. أبرز النقاط: 1. إدارة عمليات مكتب الاستقبال وتقديم خدمة عملاء ممتازة. 2. التعامل مع مهام إدارية متنوعة ودعم العمليات المكتبية اليومية. 3. استخدام مهارات اتصال وتنظيم وتنفيد مهام متعددة بفعالية. ملخّص الوظيفة يكون المسؤول الإداري والمُستقبِل مسؤولًا عن إدارة عمليات مكتب الاستقبال، وتقديم خدمة عملاء ممتازة، والتعامل مع المهام الإدارية، ودعم العمليات اليومية للمكتب. وتتطلب هذه الوظيفة مهارات قوية في الاتصال والتنظيم وإنجاز المهام المتعددة. المهام الرئيسية واجبات الاستقبال * الترحيب بالعملاء والزوار بطريقة احترافية وودية. * الرد على المكالمات الهاتفية الداخلة وتوجيهها. * الرد على استفسارات العملاء وتقديم المعلومات الدقيقة. * جدولة المواعيد والحفاظ على تقويم الاجتماعات. * الحفاظ على منطقة الاستقبال نظيفة ومنضبطة. * استلام البريد والطرود الواردة وفرزها وتوزيعها. الواجبات الإدارية * صيانة الملفات والسجلات والمستندات المكتبية وتنظيمها. * إعداد الخطابات والتقارير وغيرها من المستندات المكتبية. * إدخال البيانات وتحديث قواعد بيانات الشركة. * المساعدة في إعداد الفواتير والإيصالات وسجلات الدفع. * طلب لوازم المكتب والمواد المكتبية ومراقبتها. * التنسيق مع الإدارات المختلفة لتقديم الدعم الإداري. * التعامل مع عمليات التصوير والمسح الضوئي والطباعة وأرشفة المستندات. * الحفاظ على سجلات الحضور وطلبات الإجازة. * مساعدة الإدارة في العمليات المكتبية اليومية والمشاريع الخاصة. * ضمان سرية معلومات الشركة والعملاء. خدمة العملاء * توجيه العملاء بشأن خدمات الشركة ومتطلبات المستندات. * متابعة العملاء بشأن المواعيد وتقديم المستندات. * التعامل المهني مع شكاوى العملاء وتصعيدها عند الحاجة. المتطلبات * درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة. * خبرة لا تقل عن سنة إلى سنتين في المجال الإداري أو في استقبال العملاء. * مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية (وتعتبر العربية ميزة إضافية). * إجادة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، PowerPoint). * قدرات تنظيمية قوية وقدرة على تنفيذ مهام متعددة. * مظهر احترافي وموقف إيجابي. * القدرة على العمل تحت الضغط والالتزام بالمواعيد النهائية. المهارات * خدمة العملاء * مهارات التواصل * إدارة الوقت * الإدارة المكتبية * إدخال البيانات * إدارة المستندات * آداب التحدث عبر الهاتف * العمل الجماعي * حل المشكلات * الانتباه للتفاصيل الراتب: ٢٠٠٠ ر.ق \- ٢٥٠٠ ر.ق شهريًّا مكان العمل: حضوري