مساعد إداري

وصف

الملخص: نبحث عن مساعد إداري لتوفير دعم إداري وسراري شامل، وإدارة الاتصالات، وتنسيق الاجتماعات، والحفاظ على تنظيم المكتب. أبرز النقاط: 1. توفير الدعم الإداري للإدارة والمساعد التنفيذي 2. تنسيق الاجتماعات وإدارة الاتصالات المكتبية 3. الحفاظ على السجلات بشكل منظم وضمان سريتها * الإجابة على المكالمات الهاتفية الواردة، وفرزها، وتوجيهها، وأخذ الرسائل، واستقبال الزوار بطريقة احترافية. * تقديم الدعم الإداري للإدارة والمساعد التنفيذي، بما في ذلك التعامل مع المراسلات، وإعداد المستندات، وتنسيق الأنشطة اليومية. * تنسيق الاجتماعات عبر جدولة المواعيد، وإعداد قاعات الاجتماعات، وتوزيع جداول الأعمال، والمساعدة في توثيق الاجتماعات. * استلام البريد الوارد وفرزه وتوزيعه، وكذلك طرود التوصيل والمستندات الأخرى على الموظفين أو الإدارات المعنية. * إعداد طلبات الشراء للمستلزمات المكتبية والتنسيق مع إدارة المشتريات لضمان التسليم في الوقت المطلوب. * أداء المهام الإدارية العامة، بما في ذلك التصوير الضوئي والمسح الضوئي والطباعة والتجليد والاحتفاظ بالسجلات المنظمة والمستندات السرية. * إعداد وإرسال رسائل البريد الإلكتروني والرسائل وال보고ات وغيرها من المراسلات التجارية حسب الحاجة. * الحفاظ على أنظمة ترتيب الملفات بدقة وتحديثها باستمرار، وضمان سرية المعلومات التنفيذية والمعلومات الخاصة بالشركة. * التأكد من أن منطقة الاستقبال ومكتب الإدارة يتم تنظيمهما وصيانتهما بشكل جيد وفقًا لمعايير الشركة في مجال النظافة العامة والسلامة. * أداء مهام إدارية ومهنية أخرى حسب ما يُكلَّف به من قبل المدير المباشر أو الإدارة من وقت لآخر. **المتطلبات:** * درجة البكالوريوس أو الدبلوم في إدارة الأعمال أو الإدارة المكتبية أو الإدارة أو أي تخصص ذي صلة. * خبرة لا تقل عن **سنتين إلى ثلاث سنوات** في مجال المساعدة الإدارية أو المساعدة التنفيذية أو الاستقبال أو أي دور إداري مشابه. * إتقان **حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس** (Word، Excel، PowerPoint، Outlook) مع مهارات قوية في إعداد المستندات والتنظيم. * مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة باللغة **الإنجليزية**؛ واللغة العربية تُعد ميزة إضافية. * مهارات تنظيمية قوية، وإدارة فعالة للوقت، والقدرة على أداء عدة مهام في آنٍ واحد، مع القدرة على تحديد الأولويات وإنجاز المهام ضمن المواعيد المحددة. * التحلي بالاحترافية والنزاهة والقدرة على الحفاظ على السرية التامة عند التعامل مع المعلومات الحساسة. * مهارات تواصل شخصية قوية مع عقلية خدمة العملاء، والقدرة على العمل بكفاءة مع كبار المدراء والموظفين والأطراف الخارجية. الراتب: حتى ٤٥٠٠ رياال قطري شهريًا مكان العمل: حضوري