مسؤول إداري للمكتب

وصف

الملخص: هذه الوظيفة توفر دعماً إدارياً وسرارياً شاملاً، وتنسق عمليات المكتب، وتدير المستندات، وتساعد الفرق المختلفة. أبرز النقاط: ١. توفير دعم إداري وسراري شامل ٢. تنسيق أنشطة وممارسات المكتب لضمان الكفاءة ٣. دعم فرق التقدير وعروض المناقصات · تقديم دعم سراري وإداري كامل لموظفي المكتب. · تنسيق أنشطة وممارسات المكتب لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة. · مراقبة مخزون مستلزمات المكتب وتقديم الطلبات عند الضرورة. · ترتيب وتجهيز اجتماعات الشركة داخل المكتب وخارجه، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية للاجتماعات والمؤتمرات للفريق بأكمله. · تطوير نظام قاعدة بيانات التحكم في المستندات وإدارته لتحسين تتبع المستندات واستلامها في الوقت المناسب للتوزيع. · دعم فرق التقدير وعروض المناقصات باستلام المستندات المتعلقة بالمشاريع المحتملة والعروض الوظيفية والتحقق منها والتأكد من صحتها. · استلام الاستفسارات/الرسائل الإلكترونية من العملاء والموظفين ومعالجتها بدقة وفي الوقت المناسب. · تسهيل تدفق المعلومات واتخاذ الإجراءات بالتعاون مع المنسقين. · إنشاء نماذج الإرسال وتنظيم الملفات للمستلمين لضمان عدم تأخّر أي شيء قد يؤثر على العروض أو المشاريع. · الاحتفاظ بجميع المستندات المهمة والفواتير والعقود. · إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود، وما إلى ذلك). · إنشاء السجلات وقواعد البيانات وتحديثها بمعلومات الموظفين والمالية وغيرها من البيانات. · مراقبة بطاقات الحضور والانصراف للتأكد من دقتها وإجراء أي تعديلات ضرورية. · الإبلاغ عن أي مخالفات في تسجيل أوقات الحضور والانصراف إلى المشرفين للتحقيق فيها بشكل أكبر. · تسجيل بيانات تسجيل الأوقات في جداول البيانات أو برامج الحاسوب الأخرى. · مساعدة الزملاء عند الحاجة. · القيام بأي مشاريع أو مهام إدارية عرضية حسب الحاجة. نوع الوظيفة: دوام كامل الراتب: ٣٥٠٠٫٠٠ ر.ق – ٤٠٠٠٫٠٠ ر.ق شهريًا