مسؤول إداري مكتبي

وصف

الملخص: تتمثل هذه الوظيفة في تقديم دعم إداري وسكرتاري شامل، وتنسيق العمليات المكتبية، وإدارة المستندات، ومساعدة الفرق المختلفة. أبرز النقاط: 1. توفير دعم سكرتاري وإداري شامل 2. تنسيق الأنشطة والعمليات المكتبية لضمان الكفاءة 3. دعم فرق التقدير وعروض المناقصات · توفير دعم سكرتاري وإداري كامل لموظفي المكتب. · تنسيق الأنشطة والعمليات المكتبية لضمان الكفاءة والامتثال لسياسات الشركة. · مراقبة مخزون اللوازم المكتبية وطلب ما يلزم عند الحاجة. · تنظيم وإعداد الاجتماعات الداخلية والخارجية للشركة، بما في ذلك إدارة الجداول الزمنية للاجتماعات والمؤتمرات للفريق بأكمله. · تطوير نظام قاعدة بيانات التحكم في المستندات وإدارته لتحسين تتبع المستندات وتلقيها في الوقت المناسب للتوزيع. · دعم فرق التقدير وعروض المناقصات في استلام المستندات المتعلقة بالمشاريع المحتملة وعروض العمل والتحقق منها والتأكد من صحتها. · استلام الاستفسارات/الرسائل الإلكترونية من العملاء والموظفين ومعالجتها بدقة وفي الوقت المناسب. · تسهيل تدفق المعلومات واتخاذ الإجراءات بالتنسيق مع المنسقين. · إنشاء نماذج الإرسال وترتيب الملفات للمستلمين لضمان عدم تأخير أي شيء قد يؤثر على العروض أو المشاريع. · الاحتفاظ بجميع المستندات المهمة والفواتير والعقود. · إدارة المكالمات الهاتفية والمراسلات (البريد الإلكتروني، الرسائل، الطرود وغيرها). · إنشاء السجلات وقواعد البيانات وتحديثها بمعلومات الموظفين والمالية وغيرها من البيانات. · مراقبة بطاقات الحضور والانصراف للتأكد من دقتها وإجراء أية تعديلات لازمة. · الإبلاغ عن أية مخالفات في تسجيل أوقات الحضور والانصراف إلى المشرفين لإجراء مزيد من التحقيق. · تسجيل بيانات تسجيل الأوقات في جداول البيانات أو برامج الحاسوب الأخرى. · مساعدة الزملاء عند الحاجة. · الاضطلاع بأي مشاريع أو مهام إدارية عرضية حسب المتطلبات. نوع الوظيفة: دوام كامل الراتب: ٣٥٠٠٫٠٠ ر.ق.‏ – ٤٠٠٠٫٠٠ ر.ق.‏ شهريًا