منسق إداري

وصف

الملخص: يقدِّم منسق الشؤون الإدارية دعماً إدارياً وتشغيلياً شاملاً، ويُنسِّق أنشطة المكتب ويضمن التشغيل الفعّال للأقسام. أبرز النقاط: 1. دعم الإدارة وعمليات الأقسام 2. الحفاظ على أنظمة إدارية منظمة 3. تنسيق أنشطة المكتب والجداول الزمنية المسمى الوظيفي: منسق إداري ملخّص الوظيفة يكون منسق الشؤون الإدارية مسؤولاً عن تقديم الدعم الإداري والتشغيلي لضمان التشغيل الفعّال للقسم. وتتضمن هذه الوظيفة تنسيق أنشطة المكتب، وصيانة السجلات، ودعم الإدارة، ومساعدة الموظفين، وضمان إنجاز العمليات الإدارية بدقة وفي الوقت المحدَّد. المهام الرئيسية * تنسيق العمليات الإدارية اليومية وأنشطة المكتب. * تقديم الدعم الإداري للإدارة وموظفي القسم. * صيانة وتنظيم أنظمة التوثيق الورقية والإلكترونية. * إعداد المراسلات والتقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات. * جدولة الاجتماعات والمواعيد وتنسيق التقويمات. * التعامل المهني مع المكالمات الواردة والرسائل الإلكترونية والمراسلات. * مراقبة مستويات لوازم المكتب وتنسيق عمليات الشراء عند الحاجة. * المساعدة في إعداد طلبات الشراء وتقارير المصروفات والفواتير. * تنسيق ترتيبات السفر والإيواء والنقل عند الضرورة. * صيانة سجلات الموظفين ودعم المهام الإدارية المتعلقة بإدارة الموارد البشرية. * تنسيق المستندات الخاصة باستقدام الموظفين الجدد. * التنسيق مع الأقسام الداخلية والمورِّدين الخارجيين. * تتبع المواعيد النهائية وضمان إنجاز المهام الإدارية في الوقت المحدَّد. * ضمان الامتثال لسياسات الشركة والإجراءات الإدارية. * دعم المشاريع التي يضطلع بها القسم وأداء المهام الأخرى حسب التكليف. المؤهلات * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو تخصص ذي صلة. * خبرة تتراوح بين سنتين وخمس سنوات في دور إداري أو تنسيقي. * يُعد وجود خبرة في مجال الموارد البشرية أو الإدارة المكتبية ميزة إضافية. المهارات والكفاءات * مهارات ممتازة في التنظيم وإدارة الوقت. * مهارات اتصال وتفاعل شخصي قوية. * القدرة على تحديد أولويات المهام المتعددة والوفاء بالمواعيد النهائية. * دقة عالية وانتباهٌ شديدٌ للتفاصيل. * إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، PowerPoint، Outlook). * يُعد وجود خبرة في أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (مثل SAP أو Oracle أو ما يعادلها) ميزة إضافية. * القدرة على الحفاظ على السرية ومعالجة المعلومات الحساسة. * مهارات قوية في حل المشكلات والتنسيق. * موقف احترافي يرتكز على عقلية خدمة العملاء. اللغة: * هل تتحدث اللغة العربية؟ (إجباري) * هل تتحدث اللغة الإنجليزية؟ (مفضَّل) مكان العمل: حضوري