منسق الإدارة

وصف

الملخّص: يقدّم دعمًا إداريًّا وسرتاريًّا شاملًا لإدارات المالية، مع التعامل مع المعلومات السرية وإدارة العمليات اليومية. أبرز النقاط: 1. يدعم الأداء اليومي السلس لإدارات المالية 2. يدير مهامًا ومشاريع متعددة بشكل مستقل 3. يعزز المعايير العالية للقيم المؤسسية ### **معلومات عامة** مرجع \# 235507 الموقع قطر\-الدوحة عائلة الوظيفة الشركات والتجارية * تاريخ الإغلاق: 2026\-08\-20 ### **الوصف** **الغرض من الوظيفة:** توفير الدعم الإداري لضمان الأداء السلس اليومي لإدارات المالية. أداء المهام السرتارية التي تتطلب التعامل مع معلومات سرية وحساسة. تمثيل الإدارة من خلال إدارة المراسلات والهاتف والاتصالات الشخصية. تنفيذ المشاريع حسب توجيهات إدارات المالية لدعم المبادرات الإدارية/المؤسسية. **المهام والمسؤوليات:** * أداء مختلف المهام السرتارية والإدارية لدعم المتطلبات والحفاظ على سلاسة عمل الإدارة يوميًّا. * التعامل مع مجموعة واسعة من المواقف والمهام المتعلقة بالوظيفة الإدارية للمكتب. * التعامل بذكاء مع الاستفسارات و/أو تحويلها إلى الموظف أو القسم المعني. * إدارة وتنسيق وتحديث تقويم المواعيد وترتيبات السفر وسجلات الاتصال (الوثائق، الفاكسات، البريد) لتلبية احتياجات إدارات المالية، ولتسجيل جميع الأمور الداخلة والخارجة وتصنيفها وتوزيعها ونقلها. * تقديم دعم في إعداد المستندات التجارية، بما في ذلك كتابة التقارير وإنشاء العروض التقديمية وإعداد الجداول الإلكترونية وتوزيع هذه المواد. * إعداد التقارير حسب التوجيهات والتأكد من اكتمال جميع الملفات وصيانتها بشكل سليم. * إدارة مهام متعددة ومشاريع مُسندة بشكل مستقل مع الالتزام بالمواعيد النهائية، مع ضمان الحفاظ على سلامة جميع المعلومات والبيانات في الوقت نفسه. * التواصل وتقديم المعلومات داخليًّا وخارجيًّا لدعم وتمكين الدعم الإداري وتقديم خدمة فعّالة للأقسام المعنية. * تحويل المسائل الروتينية إلى الشخص المعني للإجراء ومتابعتها لضمان إنجازها. * تتبع أوراق سفر موظفي الإدارة (تصاريح الخروج، التذاكر، بدلات الإقامة اليومية، الفنادق، التأشيرات). * إنشاء نظام ملفات سري لجميع المراسلات الصادرة والواردة من وإلى إدارات المالية، وتصنيف وصيانة الكتيبات والمراسلات الحساسة وغيرها من المواد المصدرية. * إعداد وتوزيع المراسلات وإرسال الفاكسات والرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية. * المتابعة مع الأقسام الأخرى لضمان تنفيذ الطلبات وتنسق الأنشطة. * ترتيب المعدات المكتبية المطلوبة للموظفين الجدد والموظفين الحاليين. * ترتيب شراء اللوازم المكتبية والأدوات المكتبية. * الوصول إلى سجلات أصول الإدارة وصيانتها. * تقديم دعم إداري فعّال بأدنى قدر ممكن من التعليمات. * تحسين إجراءات الإدارة المكتبية داخل الوحدة. * البقاء على اطلاعٍ بالسياسات والإجراءات المؤسسية ذات الصلة. * تعزيز المعايير العالية للقيم المؤسسية من خلال المراسلات والمكالمات الهاتفية والاتصالات الشخصية. حفظ ومراقبة جميع عمليات تتبع البريد الوارد والبريد الصادر. * أداء مهام أخرى تتعلق بهذه الوظيفة حسب توجيهات رئيس الإدارة **كن جزءًا من قصة استثنائية:** مهاراتك. خيالك. طموحك. هنا، لا حدود لإمكاناتك ولا لأثرك الذي يمكنك صنعه. ستجد فرصًا لا نهائية للنمو والعمل على أكبر التحديات وأكثرها مكافأةً، والتي ستبني مهاراتك وخبرتك. لديك الفرصة لأن تكون جزءًا من مستقبلنا، وأن تبني الحياة التي تريدها بينما تكون جزءًا من مجتمع دولي. أفضل ما لدينا موجود هنا وما زال قادمًا. بالنسبة لنا، المستحيل ليس سوى تحدٍّ. انضم إلينا ونحن نجرؤ على تحقيق ما لم يُحقَّق من قبل. معًا، كل شيء ممكن. ### **المؤهلات** **عنك:** * مؤهل ثانوي / مؤهل مهني / دبلوم أو ما يعادله (نوع الدبلوم حسب طبيعة الوظيفة) مع خبرة عملية لا تقل عن 3 سنوات في مجال مرتبط بالوظيفة، أو درجة البكالوريوس أو ما يعادلها مع خبرة عملية لا تقل عن سنتين في مجال مرتبط بالوظيفة، ويُفضّل أن تكون في مجال الإدارة * القدرة على العمل في بيئة متعددة الثقافات * مهارات ممتازة في التواصل الكتابي والشفهي (إتقان اللغة الإنجليزية) * مهارات ممتازة في استخدام الحاسوب، بما في ذلك مايكروسوفت وورد وإكسل وباوربوينت * الحفاظ على السرية والانضباط الذاتي * يجب أن يكون متحفّزًا ومسؤولًا ومركز الاهتمام * ذات دافع ذاتي ومنظم للغاية * مهارات تواصل شخصية قوية وقدرة عالية على العمل ضمن الفريق * مستوى عالٍ من الحساسية والاحترافية * مبادر ذاتي، لديه القدرة على العمل بشكل مستقل وبأقل قدر ممكن من التعليمات * إثبات القدرة على العمل تحت الضغط ضمن الجداول الزمنية المحددة * إثبات القدرة على حل المشكلات مفضّل: * تخرّج من جامعة معترف بها * شهادة في تطبيقات الحاسوب – حزمة مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باوربوينت، أكسس) **عن مجموعة الخطوط الجوية القطرية:** بدأت قصتنا بأربع طائرات. واليوم، نقدّم التميّز عبر 12 شركة مختلفة تتحد ككيان واحد. لقد نمنا بسرعة، وكسرنا الأرقام القياسية، ووضعنا اتجاهات يتبعها الآخرون. ولا نبطئ بسبب خوفنا من الفشل. بل نجرؤ بدلًا من ذلك على تحقيق ما لم يُحقَّق من قبل. لذلك سواء كنت تخلق تجربة فريدة لعملائنا أو تبتكر وراء الكواليس، فإن كل شخص يساهم في قصتنا الفخرية. قصة النمو المذهل والعزم الراسخ. والآن هو الوقت المناسب لتقديم أفضل أفكارك وشغفك إلى مكان لن يعرف فيه طموحك أي حدود، وأن تكون جزءًا من مجتمع عالمي حقيقي. **كيفية التقديم:** إذا كنت مستعدًّا للانضمام إلى فريق تقدمي ولديك رغبة في مسيرة مهنية تحديّة ومجزية، فقم بالتقديم الآن عن طريق تحميل سيرتك الذاتية وإكمال نموذج طلبنا السريع. https://aa115\.taleo.net/careersection/QA\_External\_CS/jobapply.ftl?lang\=en\&job\=235507