ملخص الوظيفة: يُعنى منسق الإدارة والعمليات بتقديم الدعم الاستباقي والتعاوني لعمليات الوحدات التجارية الدولية، ويدعم الإدارات العامة والمبيعات والإنتاج والهندسة/التثبيت. وسيقدّم هذا الشخص دعماً إدارياً لمكتبنا في قطر، بما في ذلك التواصل مع العملاء الداخليين والخارجيين، وإدارة المشاريع، وتخطيط الاجتماعات والفعاليات، وتنسيق التدريب، وحفظ السجلات. واجبات المسؤوليات الوظيفية: : * تقديم الدعم الإداري مثل الرد على المكالمات الهاتفية الواردة، وتوزيع البريد، وتنظيم الملفات، وإدخال البيانات، وتوثيق محاضر الاجتماعات. * تنسيق وتوحيد متطلبات النشر، بما في ذلك طلبات التأشيرات، وتصاريح السفر، والفحوصات، واحتياجات المعدات، وحجوزات السفر والإقامة حسبما تتطلبه المشروعات أو رحلات العمل الخاصة بالموظفين. * ضمان بيئة عمل نظيفة ومجهزة ومأمونة من خلال شراء مستلزمات المكتب وغرفة الوجبات الخفيفة، وجدولة جميع أعمال الصيانة الوقائية للمعدات في المكتب حسب الحاجة، واستقطاب الموردين لإصلاح المعدات، وتتبع مخزون المعدات، واقتراح عمليات ومعدات جديدة عند الحاجة. * المساعدة في تنسيق وتخطيط الاجتماعات والفعاليات وجلسات التدريب، بما في ذلك جدولة السفر والإقامة لهذه الفعاليات. * التعاون مع فرق المبيعات والإنتاج والفريق الميداني لفهم احتياجات العملاء الداخليين والخارجيين والمشروعات والوفاء بها. * التنسيق مع الفريق الميداني لضمان تأمين الموارد اللازمة لإكمال المشروع بنجاح (مثل الموظفين، والمعدات، والتدريب، والمركبات وغيرها) بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب. * مراجعة تحديثات الحالة اليومية (DSU) للتحقق من تقدم المشروع وضمان تحقيق المؤشرات الرئيسية للأداء (KPI) لجميع المشروعات المرتبطة بالخدمات. * تقديم ملخصات يومية لتقدّم المشروع وأداء المؤشرات الرئيسية للأداء للإدارة استناداً إلى تحديثات DSU. * إعداد وتقديم ملخص أسبوعي لتقدّم المشروع والمؤشرات الرئيسية للأداء لمراجعة الإدارة. * تحديث وصيانة خطط المشروع في برنامج Smartsheet (يومياً/أسبوعياً) لتعكس التقدّم المسجّل في تحديثات DSU. * إخطار الإدارة بأي تغييرات في جدول المشروع استناداً إلى التحديثات اليومية. * دعم متطلبات توحيد البيانات وإعداد التقارير للمشروعات الخدمية الجارية. * التعاون مع إدارة العمليات للحفاظ على قاعدة بيانات شهادات السلامة للموظفين الميدانيين. * المسؤولية عن الاستفسارات الميدانية والاستفسارات الواردة من العملاء، مع تقديم ردود سريعة ودقيقة. * جميع الواجبات الأخرى التي يُكلف بها. المتطلبات المعرفية والمهاراتية: * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة يُفضَّل توفرها. * خبرة لا تقل عن عامين في مجال المبيعات أو خدمة العملاء أو المناصب الإدارية، ويُعتبر وجود خبرة في بيئة متعددة الجنسيات ميزة إضافية. * انتباه استثنائي للتفاصيل وقدرة على إنجاز المهام دون أخطاء. * يجب أن يكون الشخص قادرًا على توجيه ذاته؛ أي أن يتمكّن من إدارة الوقت والمشاريع بشكل مستقل في بيئة سريعة الخطى وتخضع لمواعيد نهائية صارمة. * مهارات تواصل قوية كتابياً وشفهياً – القدرة على إعداد مراسلات كتابية فعّالة، وكذلك القدرة على التواصل مع العملاء بفعالية سواء شفهياً أو كتابياً. * مهارات تنظيمية ممتازة، وقدرة على تحديد الأولويات والقيام بعدة مهام في وقت واحد – القدرة على تتبع ومراقبة تقدّم المشروعات بكفاءة. * مهارات متقدمة في حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (Word، Excel، Outlook، Teams، PowerPoint). * يُفضَّل وجود خبرة في استخدام برنامج SmartSheet. * القدرة على تفسير بيانات المشروع وعرض النتائج بشكل واضح. * قبول المسؤولية والالتزام بالمواعيد النهائية، والقدرة على تحقيق النتائج رغم العوائق؛ وتطبيق المعايير الأخلاقية للسلوك في العمل اليومي. * معرفة عملية بعمليات المبيعات وتنفيذ المشروعات يُفضل توفرها. نوع الوظيفة: دوام كامل أسئلة التقديم: * هل يمكنك الانضمام فوراً؟ الترخيص/الشهادة: * هوية قطرية (إلزامي)