وصف
الملخص:
تتضمن هذه الوظيفة استقبال الزوار، وإدارة مكتب الاستقبال، ومعالجة المراسلات، وجدولة المواعيد، وتوفير دعم إداري شامل.
أبرز النقاط:
1. إدارة منطقة الاستقبال والحفاظ على بيئة احترافية
2. توفير دعم إداري ومكتبي شامل
3. التنسيق مع الإدارات الداخلية وضمان الامتثال
المهام الرئيسية
* الترحيب بالزوار والعملاء والضيوف بطريقة احترافية.
* الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وفرزها وتوجيهها إلى الإدارات المعنية.
* إدارة منطقة الاستقبال والحفاظ على نظافتها وتنظيمها واحترافيتها.
* التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، بما في ذلك البريد الإلكتروني والطرود السريعة والبريد العادي.
* الحفاظ على سجلات الزوار وإصدار بطاقات الدخول للزوار عند الحاجة.
* جدولة المواعيد والاجتماعات وحجز قاعات المؤتمرات.
* التنسيق مع الإدارات الداخلية بشأن متطلبات الزوار والاحتياجات الإدارية.
* تقديم الدعم الإداري، بما في ذلك الأرشفة وإدخال البيانات والتصوير الضوئي وإدارة المستندات.
* مراقبة لوازم المكتب وتنسيق عمليات الشراء عند الضرورة.
* المساعدة في ترتيبات السفر وحجوزات الإقامة والخدمات اللوجستية حسب الحاجة.
* الرد على الاستفسارات العامة وتوفير معلومات دقيقة للزوار والمُتصلين.
* ضمان الامتثال لسياسات الشركة وإجراءات الأمن ومتطلبات السرية.
* دعم فرق الموارد البشرية والإدارة في مختلف الأنشطة المتعلقة بالمكتب.
الراتب: من ٣٠٠٠ رياال قطري شهريًا
مكان العمل: شخصيًا