مُتحكِّم في المستندات (يتحدث اللغة العربية)

وصف

الملخّص: تبحث شركة ECCO Gulf Majorel قطر عن مُتحكِّم في المستندات دقيقٍ في التفاصيل لإدارة وتنظيم وضمان دقة وسلامة مستندات الشركة. أبرز النقاط: 1. دور حاسم في إدارة وتنظيم مستندات الشركة 2. العمل بشكل وثيق مع الإدارات المختلفة للحفاظ على الكفاءة 3. فرصة لضمان الامتثال للمعايير الداخلية **وصف الوظيفة** تبحث شركة ECCO Gulf Majorel قطر عن مُتحكِّم في المستندات ذي خبرة للانضمام إلى فريقنا الحيوي في قطر. وبصفتك مُتحكِّمًا في المستندات، ستؤدي دورًا محوريًّا في إدارة وتنظيم مستندات الشركة، وضمان دقتها وجودتها وسلامتها. وستعمل بشكل وثيق مع مختلف الإدارات للحفاظ على عملية تحكُّم في المستندات منهجية وكفؤة. وتتطلَّب هذه الوظيفة محترفًا دقيقًا في التفاصيل يمكنه التعامل مع المعلومات الحساسة بحذر وكفاءة. * الحفاظ على جميع المستندات التشغيلية والتحكم فيها، بما في ذلك إجراءات التشغيل القياسية (SOPs) والنصوص والسياسات والتقارير ومراسلات العملاءز * استلام جميع المستندات ومراجعتها وتقديمها إلى الإدارات المعنية في الوقت المناسب. * استخدام أنظمة برامج إدارة المستندات لتنظيم المستندات وتتبعها وتوزيعها عبر المنظمة. * دعم فرق المشاريع خلال مراحل التخطيط والتنفيذ بتوفير مستندات دقيقة ومحدثة. * إعداد التقارير الدورية وملخّصات الأداء وسجلات التوثيق وصيانتها. * التحقق من دقة واكتمال وصلاحية جميع المستندات قبل تقديمها أو توزيعها. * ضمان تقديم جميع المستندات ضمن المواعيد المحددة وامتثالها لمعايير الجودة التنظيمية. * أرشفة السجلات الورقية والإلكترونية، بما في ذلك المسح الضوئي والتصوير الضوئي وتحميل الملفات وفهرستها. * الحفاظ على نظام آمن ومنظم لتخزين المستندات لمنع فقدانها أو تلفها أو الوصول غير المصرح به إليها. * تطوير قوالب المستندات وهيكل الملفات ونماذج قواعد البيانات وصيانتها لتحسين الكفاءة والاتساق. * إجراء عمليات تدقيق للمستندات لضمان الدقة والامتثال والالتزام بالسياسات التنظيمية. * تسجيل محاضر الاجتماعات (MOM) والمشاركة في الاجتماعات وورش العمل وجلسات التدريب عند الحاجة. * استرجاع الملفات وإعادتها إلى الموظفين أو العملاء أو الإدارات المعنية عند الطلب. * إدارة عمليات إدخال المستندات والمسح الضوئي وتصنيفها بدقة وكفاءة. * الرد الفوري على طلبات المستندات وضمان التدفق والتوزيع والتسليم السليم للمواد داخل القسم وخارجه. * تحديد أي تناقضات أو أخطاء أو مشكلات تتعلق بالتحكم في المستندات وتخزينها والإبلاغ عنها. * تحديث أنظمة إدارة المستندات والسجلات الخاصة بالمنظمة وصيانتها بانتظام. * فرض بروتوكولات أمن المستندات وتدابير التحكم في الوصول. * تقديم التوجيه والدعم للموظفين بشأن إجراءات إدارة المستندات وأفضل الممارسات. * التنسيق مع قادة الفرق وقسم ضمان الجودة (QA) والإدارة لتحديث المستندات بناءً على تغيُّرات العمليات أو متطلبات العملاءز * ضمان الامتثال للمعايير الداخلية (مثل COPC وISO) ومتطلبات توثيق العملاء * دعم الاستعداد للتدقيق من خلال الحفاظ على سجلات توثيق دقيقة وكاملة * إعداد التوثيق للتدقيق الداخلي أو الخارجي. * أداء مهام ومسؤوليات أخرى ذات صلة حسب التكليف. **الملف الشخصي المطلوب** نحن نبحث عن محترفٍ ذو خبرة وخلفية قوية في إدارة وضبط المستندات. وسيتمتع المرشح المثالي بالمهارات والمؤهلات التالية: * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تكنولوجيا المعلومات أو مجال ذي صلة. * خبرة مثبتة تتراوح بين **3 \-5** سنوات كمُتحكِّم في المستندات أو في دور مماثل. * تميُّز مُثبت في تنظيم المهام والتواصل الفعّال على جميع المستويات التنظيمية. * قدرة قوية على التفاعل المهني وتقديم خدمة استثنائية للعملاء والزملاء. * إتقان برامج معالجة النصوص وبرامج جداول البيانات. * معرفة بأنظمة قواعد البيانات وتنظيم الملفات. * مهارات كمبيوتر قوية. * إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word وExcel وOutlook). * إتقان متوسط لبرنامج **Power BI**. * القدرة على العمل بشكل مستقل وإدارة مهام متعددة في وقت واحد. * فهم قوي لإجراءات التحكم في المستندات وأفضل الممارسات. * القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بحذر. * **إتقان** اللغة الإنجليزية في القراءة والكتابة والمحادثة. * الطلاقة في اللغة العربية **إجبارية.**