مُتحكِّم في الوثائق (يتحدث اللغة العربية)

وصف

الملخّص: نبحث عن مُتحكِّمٍ خبيرٍ في الوثائق لإدارة وتنظيم وثائق الشركة، وضمان دقتها وجودتها وسلامتها ضمن فريق ديناميكي. أبرز النقاط: 1. إدارة وتنظيم وثائق الشركة لضمان دقتها وسلامتها. 2. استخدام أنظمة وبرامج إدارة الوثائق. 3. التأكد من الامتثال للمعايير الداخلية ومتطلبات العملاء. **وصف الوظيفة** تبحث شركة ECCO Gulf Majorel قطر عن مُتحكِّمٍ خبيرٍ في الوثائق للانضمام إلى فريقنا الديناميكي في قطر. وبصفتك مُتحكِّمًا في الوثائق، ستؤدي دورًا محوريًّا في إدارة وتنظيم وثائق الشركة، وضمان دقتها وجودتها وسلامتها. وستعمل بشكل وثيق مع مختلف الأقسام للحفاظ على عملية تحكُّمٍ في الوثائق منهجية وكفؤة. وتتطلَّب هذه الوظيفة محترفًا دقيقًا يتعامل مع المعلومات الحساسة بسرية وكفاءة. * صيانة والتحكم في جميع الوثائق التشغيلية، بما في ذلك الإجراءات التشغيلية القياسية (SOPs) والنصوص والسياسات والتقارير ومراسلات العملاءز * استلام جميع الوثائق ومراجعتها وتقديمها إلى الأقسام المعنية في الوقت المناسب. * استخدام أنظمة وبرامج إدارة الوثائق لتنظيم الوثائق وتتبعها وتوزيعها عبر المنظمة. * دعم فرق المشاريع خلال مراحل التخطيط والتنفيذ بتوفير وثائق دقيقة ومحدثة. * إعداد وصيانة التقارير الدورية وملخّصات الأداء وسجلات الوثائق. * التحقق من دقة وكمال وصلاحية جميع الوثائق قبل تقديمها أو توزيعها. * ضمان تقديم جميع الوثائق ضمن المواعيد المحددة وامتثالها لمعايير الجودة التنظيمية. * أرشفة السجلات الورقية والإلكترونية، بما في ذلك المسح الضوئي والتصوير النسخي وتحميل الملفات وفهرستها. * الحفاظ على نظام آمن ومنظم لتخزين الوثائق لمنع فقدانها أو تلفها أو الوصول غير المصرح به إليها. * تطوير وصيانة قوالب الوثائق وهيكل الملفات ونماذج قواعد البيانات لتحسين الكفاءة والاتساق. * إجراء عمليات تدقيق للوثائق لضمان الدقة والامتثال والالتزام بالسياسات التنظيمية. * تسجيل محاضر الاجتماعات (MOM) والمشاركة في الاجتماعات وورش العمل وجلسات التدريب حسب الحاجة. * استرجاع الملفات وإعادتها إلى الموظفين أو العملاء أو الأقسام المعنية عند الطلب. * إدارة عمليات إدخال الوثائق والمسح الضوئي وأرشفتها بدقة وكفاءة. * الرد الفوري على طلبات الوثائق وضمان التدفق والتوزيع والتسليم السليم للمواد داخل القسم وخارجه. * تحديد الإشكالات أو الأخطاء أو المشكلات المتعلقة بالتحكم في الوثائق وتخزينها والإبلاغ عنها. * تحديث وصيانة أنظمة إدارة الوثائق والسجلات الخاصة بالمنظمة بانتظام. * تطبيق بروتوكولات أمن الوثائق وتدابير التحكم في الوصول. * تقديم التوجيه والدعم للموظفين بشأن إجراءات إدارة الوثائق وأفضل الممارسات. * التنسيق مع قادة الفرق وقسم ضمان الجودة والإدارة لتحديث الوثائق بناءً على التغييرات في العمليات أو متطلبات العملاءز * ضمان الامتثال للمعايير الداخلية (مثل COPC وISO) ومتطلبات توثيق العملاء * دعم الاستعداد للتدقيق من خلال الحفاظ على سجلات وثائق دقيقة وكاملة * إعداد الوثائق للتدقيق الداخلي أو الخارجي. * أداء مهام ومسؤوليات أخرى ذات صلة حسب التكليف. **الملف الشخصي المطلوب** نحن نبحث عن محترفٍ خبيرٍ ذي خلفية قوية في إدارة الوثائق والتحكم فيها. وسيتمتّع المرشح المثالي بالمهارات والمؤهلات التالية: * درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تكنولوجيا المعلومات أو مجال ذي صلة. * خبرة مثبتة تتراوح بين **3 \-5** سنوات كمُتحكِّمٍ في الوثائق أو في دور مشابه. * تميُّز مُثبت في تنظيم المهام والتواصل الفعّال على جميع مستويات المنظمة. * قدرة قوية على التفاعل المهني وتقديم خدمة استثنائية للعملاء والزملاء. * إتقان برامج معالجة النصوص وبرامج جداول البيانات. * معرفة بأنظمة قواعد البيانات وتنظيم الملفات. * مهارات حاسوبية قوية. * إتقان تطبيقات مايكروسوفت أوفيس (Word وExcel وOutlook). * إتقان متوسط لبرنامج **Power BI**. * القدرة على العمل باستقلالية وإدارة عدة مهام في وقت واحد. * فهمٌ قويٌّ لإجراءات التحكم في الوثائق وأفضل الممارسات. * القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة بسرية. * **إتقان** اللغة الإنجليزية في القراءة والكتابة والمحادثة. * الطلاقة في اللغة العربية **إلزامية.**