مساعد/ـة المدير التنفيذي (أنثى)

وصف

الملخص: نبحث عن مساعد تنفيذيٍّ منظمٍ للغاية ومُبادرٍ لدعم المدير التنفيذي وتنسيق الفعاليات المؤسسية والأنشطة التجارية اليومية. أبرز النقاط: 1. إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي والاجتماعات والمواعيد والمتابعات. 2. تخطيط وتنظيم مختلف الفعاليات المؤسسية والأنشطة المؤسسية. 3. شخصٌ مبادرٌ ومستقلٌ ودقيقٌ في التفاصيل ويركز على الحلول. **المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي للمدير التنفيذي \& منسق فعاليات** نحن نبحث عن مساعد تنفيذيٍّ منظمٍ للغاية ومُبادرٍ وموثوقٍ به لدعم المدير التنفيذي والمساعدة في تنسيق الفعاليات المؤسسية والأنشطة التجارية اليومية. **المهام الرئيسية:** * إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي والاجتماعات والمواعيد والتذكيرات والمتابعات. * تنسيق الاجتماعات الداخلية والخارجية وإعداد أي وثائق مطلوبة. * تخطيط وتنظيم الفعاليات وفعاليات الظهور المفاجئ (Pop-ups) ومشاريع التغذية والتنشيط العلامي والفعاليات المؤسسية. * التواصل مع الموردين وقاعات الفعاليات والمقاولين ومقدِّمي الخدمات الآخرين. * طلب عروض الأسعار ومقارنتها والتفاوض عند الحاجة والمتابعة حتى الإنجاز. * الاحتفاظ بسجلات منظمة لعروض الأسعار والفواتير والاتفاقات وجهات الاتصال وتفاصيل الفعاليات. * إعداد الجداول الزمنية للفعاليات وقوائم المراجعة والميزانيات وتحديثات التقدم. * التنسيق بين الإدارة والموظفين والموردين والشركاء الخارجيين. * التنبؤ بالمتطلبات وتحديد المشكلات المحتملة واقتراح الحلول قبل أن تؤثر على العمليات. * ضمان إنجاز جميع المهام الموكلة بدقة واحتراف وفي الوقت المطلوب. * الحفاظ على السرية التامة لمعلومات الشركة والإدارة. **المتطلبات:** * خبرة سابقة كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو منسق فعاليات أو في دور مشابه. * مهارات اتصال ممتازة باللغة الإنجليزية، سواءً كتابيًا أو شفهيًا. * مهارات تنظيمية قوية وقدرة عالية على إدارة المهام المتعددة والمتابعة. * ثقة عالية في التواصل والتفاوض مع الموردين. * مبادرٌ وقادرٌ على العمل بشكل مستقل دون إشراف مستمر. * دقيقٌ في التفاصيل ومسؤولٌ ويركز على الحلول. * إتقان برامج مايكروسوفت أوفيس وGoogle Workspace والبريد الإلكتروني وإدارة المستندات. * يُفضَّل أن تكون لديه خبرة في مجال الضيافة أو الأغذية والمشروبات أو الفعاليات أو البيع بالتجزئة. * يجب أن يكون مرِنًا ومتاحًا لدعم الفعاليات عند الحاجة. **المرشح المثالي:** المرشح المثالي لا ينتظر التعليمات المستمرة. بل يتصرف بمبادرة ذاتية، ويتابع كل مهمة من بدايتها إلى نهايتها، ويُ kept الإدارة على اطلاع دائم، ويضمن ألا يُهمَل أي موعد نهائي أو طلب من مورد أو تفصيل مهم. الراتب: ٤٠٠٠ ر.ق \- ٥٠٠٠ ر.ق شهريًا مكان العمل: حضوري