أخصائية إدارية (للسيدات) عقد لمدة سنة قابل للتمديد، قطر

وصف

الملخص: توفر أخصائية الإدارة دعماً إدارياً وتشغيلياً شاملاً للدوائر التجارية، مما يضمن كفاءة عمليات المكتب وتقديم خدمات دعم عالية الجودة. أبرز النقاط: 1. فرصة لتعزيز الكفاءة التشغيلية والحفاظ على الامتثال 2. الانخراط في إدارة الموردين وتنسيق الخدمات اللوجستية 3. دعم العمليات الإدارية القائمة على نظام SAP نقوم بالتوظيف لأخصائية إدارية (للسيدات) بعقد لمدة سنة قابل للتمديد، قطر **ملخص الوظيفة** تتمثل مسؤولية أخصائية الإدارة في تقديم دعم إداري وتشغيلي شامل للدوائر التجارية، مع ضمان كفاءة عمليات المكتب وتقديم خدمات دعم عالية الجودة. ويركز هذا الدور على تحسين الكفاءة التشغيلية، والحفاظ على الامتثال، وتنسيق الخدمات اللوجستية، وإدارة الموردين، ودعم العمليات الإدارية القائمة على نظام SAP. **المؤهلات** · درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال أو تخصص معادل. · خبرة لا تقل عن 10 سنوات في مجال الدعم الإداري أو في أدوار أخصائي إداري. · خبرة لا تقل عن 5 سنوات في العمل لدى شركة متعددة الجنسيات (MNC). · معرفة عملية بنظام SAP، بما في ذلك سجل المواد (Material Master)، وطلبات الشراء (PR)، وأوامر الشراء (PO)، وعمليات الفواتير/المدفوعات. · إجادة متقدمة لتطبيقات مايكروسوفت أوفيس، وبخاصة إكسل وورد وباوربوينت وأوتلوك. **الكفاءات الأساسية** · الإدارة المكتبية وإدارة الموردين · الإدارة التنفيذية ودعم الأعمال · تنسيق الخدمات اللوجستية · عمليات أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) – نظام SAP: سجل المواد، طلبات الشراء/أوامر الشراء، معالجة الفواتير والمدفوعات · رصد الميزانية والتحكم في التكاليف · الضوابط الداخلية والامتثال · إدارة المستندات والسجلات · التخطيط والتنسيق والتواصل · إدارة الوقت ومهارات التنظيم **المهام الرئيسية** · تقديم الدعم الإداري اليومي للدوائر التجارية والقيادات. · إدارة عمليات شراء مستلزمات المكتب والمخزون وتوزيعها وتتبعها وإعداد التقارير عنها. · تنسيق ترتيبات السفر وحجز أماكن الإقامة والخدمات اللوجستية ذات الصلة. · إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات والمستندات التنظيمية. · إدارة المستندات والسجلات · جمع المعلومات والتحقق منها وتحليلها وعرضها لتقارير الإدارة. · التنسيق اللوجستي ووسائل النقل · الحفاظ على السجلات اللوجستية وإعداد التقارير الدورية. · التدريب وإدارة الموردين · تنسيق برامج التدريب الإلزامية والفحوصات الطبية مع مقدمي الخدمات الخارجيين لتنقل الموظفين في البر والبحر. · ترتيب بطاقات الفحص الطبي من شركة OMFC والمستندات ذات الصلة. · تتبع سجلات تدريب الموظفين، وصلاحية تصاريح الدخول، وتواريخ انتهاء الصلاحية للشهادات، وتنسيق التجديدات في الوقت المناسب. · تنسيق جلسات التدريب التعريفي على السلامة وتدريب تصاريح العمل (PTW). · التواصل مع الموردين الخارجيين لضمان تقديم الخدمات في الوقت المحدد وبجودة عالية. · الامتثال والدعم التنفيذي · أن تكون الجهة الأساسية للتواصل فيما يتعلق بالاستفسارات الإدارية عبر الهاتف والبريد الإلكتروني. · تحديد أولويات الطلبات والاستجابة لها وفقاً لمدى الاستعجال. · تقديم دعم إداري سري للإدارة والقيادات التجارية. · ضمان الامتثال لسياسات الشركة والضوابط الداخلية والإجراءات الإدارية. · تنسيق المرافق · التنسيق مع إدارة المرافق المتكاملة والإدارة الوطنية والموارد البشرية بشأن المسائل المتعلقة بالمكاتب والمرافق. · دعم صيانة مكان العمل والمتطلبات التشغيلية. · تنظيم الفعاليات التجارية الداخلية والخارجية والاجتماعات وورش العمل والمؤتمرات. · تنسيق السفر وحجز أماكن الإقامة وترتيبات الزوار وتسجيل المؤتمرات والخدمات اللوجستية الخاصة بالفعاليات. · دعم إنشاء سجل المواد (Material Master) وصيانته في نظام SAP. · إنشاء طلبات الشراء (PRs) ومعالجتها ودعم أنشطة أوامر الشراء (PO). · تنسيق وثائق الضمان المصرفي ومعالجتها. · إدارة وثائق مرافق الطاقة، بما في ذلك إدارة فواتير الطاقة. · دعم التحقق من الفواتير وتنسيق المدفوعات. نوع الوظيفة: دوام كامل، عقد أسئلة التقديم: * فترة الإشعار / المدة الزمنية المطلوبة للانضمام؟ * هل أنت موجود في قطر وبطاقة هوية قطرية سارية المفعول؟ * هل يمكنك إدارة الطعام والإقامة والنقل بنفسك؟ * هل أنت مهتم بالمشروع لمدة سنة قابلة للتمديد؟ * هل لديك خبرة في نظام SAP؟ مكان العمل: حضوري