كَاتِب أرشفة

وصف

الملخّص: سيقوم كاتب الأرشفة بالحفاظ على السجلات وتنظيم الوثائق وتخزينها واسترجاعها، مما يضمن الإدارة الفعالة وأنظمة التوثيق القابلة للوصول. أبرز النقاط: ١. دور حاسم في الحفاظ على السجلات وإدارة الوثائق بكفاءة. ٢. فرصة للعمل مع مبادرات الأرشفة الرقمية. ٣. التركيز على الدقة والسرية ومهارات التنظيم. **وصف الوظيفة** تبحث شركة إيكون غلف مايوريل قطر عن كاتب أرشفةٍ دقيق ومنظم للانضمام إلى فريقنا في الدوحة، قطر. وبصفتك كاتب أرشفة، ستؤدي دوراً محورياً في الحفاظ على سجلاتنا وضمان الإدارة الفعالة للوثائق. وستتمثل مسؤوليتك الأساسية في تنظيم الوثائق وتخزينها واسترجاعها عند الحاجة، مع ضمان أن تكون أنظمة التوثيق لدينا مُحدَّثةٌ وسهلة الوصول. * استلام الوثائق والسجلات ومراجعتها وتصنيفها وفقاً لأنظمة التوثيق المعمول بها وجداول الاحتفاظ. * رقمنة الفهارس الورقية وفهرستها باستخدام أنظمة المسح الضوئي وأنظمة إدارة الوثائق المعتمدة. * صيانة قاعدة بيانات السجلات الخاصة بالمنظمة، مع ضمان دقة جميع الإدخالات وتحديثها باستمرار. * استرجاع الوثائق المطلوبة وتوفيرها فوراً للموظفين المصرّح لهم مع الحفاظ على السرية وتتبع الاستخدام. * دعم منسق الأرشفة في تنظيم مناطق تخزين الأرشيف وتسميتها وصيانتها. * ضمان التعامل الآمن مع السجلات والحفاظ عليها والتخلص منها وفقاً لسياسات الاحتفاظ والتخلص المعتمدة. * المساعدة في عمليات التدقيق الدوري للمواد المؤرشفة لضمان اكتمالها ودقّتها والامتثال للأنظمة. * الإبلاغ عن السجلات المفقودة أو التالفة أو المُرفَّقة في مكان خاطئ إلى منسق الأرشفة. * المشاركة في مبادرات هجرة البيانات والأرشفة الرقمية. * الحفاظ على التوثيق المناسب والسجلاّت الخاصة بجميع أنشطة الأرشفة. **الملف الشخصي المطلوب** نبحث عن مرشحين يتمتعون بدقة شديدة ويملكون مهارات تنظيمية قوية. والمرشح المثالي يجب أن يكون قادراً على العمل بشكل مستقل وإدارة مهام متعددة بكفاءة. * الخبرة المهنية في دور مشابه هي أمرٌ مرغوبٌ فيه. * خبرة لا تقل عن سنة واحدة إلى ثلاث سنوات في إدارة السجلات أو الوثائق، ويفضّل أن تكون في بيئة مؤسسية أو حكومية. * المعرفة بمعايير الأرشفة وأنظمة الاحتفاظ الرقمي بالسجلات تُعد ميزة إضافية. * مهارات تنظيمية ومهارات فائقة في إدارة الوقت. * انتباهٌ ممتازٌ للتفاصيل والدقة. * إتقان حزمة مايكروسوفت أوفيس وبرامج إدارة الوثائق. * القدرة على الحفاظ على السرية والتعامل مع المعلومات الحساسة. * مهارات اتصال جيدة والقدرة على العمل الجماعي. * الإلمام بمعايير وممارسات الأرشفة يُعد ميزة إضافية.