ملخص الوظيفة \- * مسؤول عن ضمان الاتصال الفعّال بين المدير العام وموظفي الفندق والضيوف والموردين والمكتب التنفيذي، وتقديم المساعدة في تشغيل مكتب المدير العام وفقًا لسياسة الفندق. الواجبات والمسؤوليات الأساسية \- (الأنشطة الرئيسية) * الاحتفاظ بفهم كامل والامتثال لجميع سياسات القسم وإجراءات الخدمة ومعايير الأداء. * التأكد من الحفاظ على المعايير بمستوى متميز بشكل يومي. * كتابة وتحرير وطباعة المراسلات الخاصة بالمدير العام. * استقبال ونسخ المحاضر الشفهية والنصوص المكتوبة للمراسلات وغيرها من الوثائق من المدير العام بدقة وسرية. * إعداد نسخ من المستندات باستخدام جهاز التصوير. * تنسيق حجوزات الضيوف من كبار الشخصيات والضيوف المدعوين مجددًا. * التفاعل مع الأشخاص بما يتجاوز مجرد إعطاء واستلام التعليمات، لا سيما التفاعل مع المدير العام وموظفي الفندق الآخرين والضيوف لإكمال المهام وحل شكاوى الموظفين والضيوف. * جدولة مواعيد المدير العام. * تحديث وصيانة تقويم المواعيد اليومية للمدير العام. * تسجيل وتدوين محاضر اجتماعات الفريق التنفيذي. * الحفاظ على جميع الملفات المتعلقة بالقسم بدقة وسرية. * التفاعل بطريقة مهذبة ومحترفة مع الضيوف والعملاء والموردين والموظفين الذين يتعاملون مع مكتب المدير العام. * تطبيق مبادئ التفكير العقلي لحل المشكلات العملية والتعامل مع مجموعة متنوعة من المتغيرات الملموسة في المواقف التي توجد فيها معايير محدودة فقط. * تفسير والامتثال لمجموعة متنوعة من التعليمات المقدمة بشكل كتابي أو شفهي أو بصري أو على هيئة جدول. * الحفاظ على سلامة ونظافة منطقة العمل. * المسؤولية عن إدارة معلومات سجلات الضيوف، بما في ذلك دمج/حذف ملفات الضيوف وإدارة عملية تفضيلات الضيوف ومشكلاتهم. * التعامل مع جميع الأمور المتعلقة بتاريخ الضيوف والتأكد من الصيانة المنتظمة لقاعدة بيانات سجلات وملفات الضيوف. * أن يكون حلقة الوصل بين الضيوف وجميع أقسام الفندق قبل الوصول وأثناء الإقامة وبعد المغادرة، وبناء علاقات ضيافة دائمة. * ضمان تقديم أعلى مستوى من تجربة الخدمة طوال فترة إقامة الضيوف من قبل جميع أقسام الفندق، وتوقع احتياجاتهم والبحث عن كل فرصة لإدهاش تجربة الضيوف بأعلى درجات الدقة والاهتمام بالتفاصيل. * أن يكون "سفير العلامة التجارية" في جميع الأوقات، ويضمن دائمًا الحفاظ على سلامة ووضوح العلامة التجارية. * أن يكون قدوة في تطبيق ثقافة الشركة ورؤيتها ورسالتها والقيم الجوهرية في جميع الأوقات. أخرى * بينما يُقصد من هذا الوصف الوظيفي أن يكون انعكاسًا دقيقًا للمهام المنوطة بهذه الوظيفة، تحتفظ الشركة بالحق في إضافة أو إزالة أو تعديل المهام عندما تقتضي الحاجة التجارية ذلك. **المتطلبات الرئيسية:** مهارات قيادية متقدمة. التفكير الاستراتيجي، مع مهارات قوية في حل المشكلات والتنظيم. مهارات اتصال وعرض جيدة (مكتوبة / شفهية). مهارات فعّالة في إدارة العلاقات (داخلية / خارجية). مهارات تركيز قوية على العملاء. الانتباه للتفاصيل، السرعة والدقة. مهارات تنظيمية قوية ومتابعة فعّالة. درجة جامعية أو دبلوم من كلية فندقية، أو شهادة تجارية أخرى أو خبرة مكافئة. يفضل الخبرة في عمليات الفندق