**وصف الوظيفة** تبحث شركة ECCO Gulf Majorel قطر عن مُتحكّم وثائق دقيق وذو خبرة للانضمام إلى فريقنا في قطاع الرعاية الصحية. هذه وظيفة بدوام كامل ودائمة ومقرها في قطر، وتتطلب محترفاً يتمتع بعين دقيقة على التفاصيل والتزاماً قوياً بالحفاظ على سلامة عمليات توثيق شركتنا. سيؤدي المرشح الناجح دوراً محورياً في إدارة وحماية جميع وثائق الشركة، مع ضمان الامتثال للمعايير واللوائح الصناعية. * إنشاء جداول بيانات وتقارير لتنظيم عملية المنح الدراسية/الرعاية ولجعل المعلومات أكثر سهولة للوصول إليها من قبل فريق القسم. * إدارة وصيانة جميع وثائق الشركة، والتأكد من أنها متاحة بسهولة ومخزنة بأمان. * تنفيذ المسار المعتمد لمتابعة مستمرة وتحديث ملفات المعلومات الخاصة بالطلاب المدعومين. * تنظيم الاجتماعات مع أصحاب المصلحة والشركاء المختلفين مع تسجيل المحاضر بشكل مناسب. * العمل مع فريق الشؤون الأكاديمية لمراجعة التقارير وتحريرها وصيانتها. * تنظيم وصيانة ملفات المكتب بنظام فعال وسهل الوصول للأصول الرقمية. * القدرة على إدخال البيانات التي تم جمعها من مشاريع بحثية مختلفة إلى البرامج المناسبة تحت إشراف رئيس القسم أو خبير الموضوع. * مراجعة وتدقيق أي اتصالات رسمية ووثائق مع أصحاب المصلحة أو الشركاء قبل التقديم. * تنسيق الاجتماعات، وإعداد التقارير والعروض التقديمية ومحاضر الاجتماعات والرد على رسائل البريد الإلكتروني حسب الحاجة. * التنسيق مع أصحاب المصلحة المعنيين للحفاظ على اتصال فعّال، ومعدات المكتب والإمدادات، وتحرير المستندات، وحفظ الملفات. * تحديد الأولويات وجدولة العمل بفعالية، وتوقع المشكلات وتعديل توزيع الموارد والوقت وفقاً لذلك. * إعداد إنجازات القسم الشهرية الرئيسية وأبرز المراحل، والتوقعات، وسير العمل لضمان عملية سلسة للرد على الاستفسارات أو الإبلاغ مع التسليم في الوقت المحدد. * التواصل مع الإدارات المختلفة لضمان إكمال طلبات المنح الدراسية/الرعاية، أو طلبات تمديد الدراسة، أو طلبات إجازة الدراسة. * سيقوم الموظف بأداء أي واجبات أو مسؤوليات ذات صلة عند التوجيه. * ضمان معايير عالية من السرية لحماية أي معلومات حساسة. **الملف المطلوب** يجب أن يكون لدى المرشح المثالي خلفية قوية في إدارة الوثائق ضمن قطاع الرعاية الصحية، إلى جانب مهارات تنظيمية واتصالية ممتازة. نحن نبحث عن محترف ذو خبرة يمكنه الاندماج بسلاسة في فريقنا والمساهمة في التميز التشغيلي لدينا. * درجة البكالوريوس في علوم الحاسوب، أو إدارة الأعمال، أو الإدارة، أو مجال مشابه. * خبرة لا تقل عن **4 سنوات** في دور إداري، **ويفضل** أن تكون في مجال الرعاية الصحية. * فهم قوي لعمليات التحكم في الوثائق ومعايير الصناعة. * يُفضّل القدرة على تنظيم وحفظ الوثائق الورقية، والعمل بشكل وثيق مع خبراء الموضوع والتواصل الفعّال مع الزملاء والإدارات المختلفة. * مهارات تنظيمية ومهارات إدارة الوقت الممتازة. * إتقان برامج إدارة الوثائق وحزمة Microsoft Office. * معرفة وخبرة في التعامل مع الميزانيات وإنشاء جداول البيانات. * اهتمام قوي بالتفاصيل والدقة. مهارات تواصل قوية والخبرة في التعامل المباشر مع مجموعة واسعة من أصحاب المصلحة والشركاء. * مهارات اتصال وتواصل ممتازة. * القدرة على العمل بشكل مستقل وبشكل جزء من فريق. * **إتقان اللغتين العربية والإنجليزية** (الأولوية لأن التواصل المهني سيشمل كلا اللغتين).